Procédures (Traduction Officielle Agréée)

l'office public de traduction

L’office:

L’office est lieu de travail du traducteur interprète officiel et comme tel doit obéir à un certain nombre de critères indispensable pour l’exercice de sa fonction. Ainsi, un bureau bien installé reflètera l’image du traducteur et sa qualité d’officier public et mettra en avant sa rigueur dans le travail quotidien.

Pour cela, un bureau avec des normes valant trois espaces distincts et sanitaires est obligatoire.

Une plaque devra être installée à l’entrée de l’office pour indiquer le lieu d’implantation de l’office; elle sera d’une dimension d’à peu près 30X20 cm et rédigée en dorée ou blanc sur fond noir.

Il est préférable d’installer un comptoir de réception pour limiter l’accès des étrangers au bureau du traducteur et aux documents. En cas de perte ou de vol d’un acte, le traducteur en est tenu responsable, d’où la nécessité de contracter une police d’assurance pour responsabilité civile.

Conserver des archives des actes traduits (archive en forme photocopie datée, référenciée et classée dans des boites d’archives –l’archive numérique n’est pas à exclure si cela vient compléter l’archive en papier; a cet effet, il faut prévoir une armoire avec fermeture à clef. Seul le traducteur et son secrétaire ont accès à ces archives). Pour les photocopies, prévoir un photocopieur dans l’office. Conserver les archives numériques des traductions pour que la correction –s’il y a lieu- soit facile. De préférence, s’équiper avec un disque dur externe pour éviter toute perte des données en cas de virus infectant l’ordinateur.

S’équiper avec un tel/fax pour éviter de divulguer toute communication téléphonique avec un client ou de faxer un quelconque courrier à partir d’un taxiphone. Un broyeur est à mettre dans la liste des équipements pour détruire toute trace de sceaux, cachets apposés sur la feuille à détruire et faire voile sur les informations confidentielles mentionnées.

L’officier public :

Le traducteur doit se faire déclarer en situation d’activité dans les quinze jours de l’ouverture de l’office et cela auprès des institutions compétentes (impôts-tribunal-CASNOS et puis CNAS en cas de recrutement de personnel). La première étape est de se diriger vers l’inspection d’impôt la plus proche du lieu d’implantation de l’office muni des pièces suivantes (copie légalisée de : l’arrêté d’installation+contrat de location ou propriété+ un certificat de naissance 12). Au terme de 3 à 10 jours, ces services délivrent un certificat d’existence. La 2e étape est de se faire déclarer auprès du tribunal territorialement compétent. Pour cela, il faut être muni des pièces suivantes : (copie légalisée de : l’arrêté d’installation+P.V de prestation de serment+contrat de location ou propriété+ certificat d’existence+registre répertoire paginé impaire+un spécimen de signature+timbre fiscal de 2000 DA). La 3e étape concerne la CASNOS (qui est obligatoire pour toute activité libérale au même titre que celle commerciale même pour les enseignants du supérieur –seuls fonctionnaires habilités à avoir une activité lucrative en relation avec leur domaine- et les retraités). Les pièces à fournir sont les suivantes : (copie légalisée de : l’arrêté d’installation+contrat de location ou propriété+certificat d’existence+droits de 26000 DA). Ces cotisations sont annuelles et doivent être versées au plus tard le 31 mars de chaque année.

L’obligation du port de la robe est au même titre que le greffier (qualité d’audiencier ; art.4 décret du 29/03/95).

Emettre ses cotisations annuelles pour la chambre régionale des traducteurs puisque c’est une obligation et non un choix d’adhésion.

L’obligation de vérification du document traduit avant sa remise au client ; tout oubli ou faute de traduction appelée « infidélité de traduction » (après expertise d’un comité composé de trois traducteurs statuant sur cette infidélité) expose le traducteur à des sanctions (art.7 4 décret du 29/03/95).

S’interdir de communiquer, publier ou divulguer toute traduction écrite ou orale effectuée (d’où l’interdiction de la sous-traitance qui fait appel à des personnes étrangères à l’office). Il ne faut pas oublier que le traducteur a qualité d’officier, prêtant serment de respecter la loi et d’effectuer son travail avec intégrité, fidélité et précision tout en gardant le secret professionnel et respectant sa déontologie) (art.10 & 11 du décret du 29/03/95).

Accepter tout acte à moins qu’il ne soit douteux ou porte atteinte à la morale, à l’ordre public ou contraire aux lois et règlements en vigueur (art.12 décret du 29/03/95).

Forme des actes :

L’acte doit être dactylographié, imprimé ou typographié (et non rédigé à la main) (art.20 du décret du 29/03/95). Il faut qu’il soit lisible sans blanc ni rature ni surcharge.

Le sceau apposé sur l’acte doit être ancré en rouge, et le cachet au choix. La signature doit figurer sur le cachet du traducteur.

L’acte doit impérativement porter un n° de référence, une date et un timbre fiscal perçu au profit du trésor public sur chaque page. Le n° de référence et la date doivent correspondre à ceux reportés sur le répertoire.

En cas d’éventuelles mentions ou abréviations portées sur le texte original, le traducteur peut en faire mention en bas de page (art.20 du décret du 29/03/95).

En cas de doute sur l’exactitude de la transcription d’un acte manuscrit, il faut émettre ses réserves en apposant un cachet « sous toute réserve à cause de la mauvaise écriture ».

Laisser un espace visible et bien dégagé pour le sceau et le cachet du traducteur (généralement en bas de page).

Paginer un acte contenant plus d’une page. Et de préférence avec le format « page 1 sur 2 ».

Quand le verso de la page reste vierge, apposer un cachet « face annulée » pour éviter tout ajout.

En cas de juxtaposition de plusieurs langues dans un même acte (ex. français-anglais-italien), faire mention de langue non agréée en apposant un cachet de « sous réserve de la langue italienne).

A ne pas oublier d’apposer un timbre fiscal ou le cachet du droit perçu au profit du Trésor public sur chaque feuille.
Orienter le client vers les services des affaires étrangères pour légaliser ses documents traduits (sauf pour la France avec laquelle l’Algérie a signé un accord dispensant cette légalisation).

Pour les documents présentés en forme non originale, exiger une copie légalisée . De plus, le traducteur devra ajouter sa mention avec un cachet « traduction sur copie ».

Personnel de l’office :

Le traducteur peut employer (et faire déclarer auprès de la sécurité sociale et l’inspection du travail) :

1. Un traducteur suppléant recruté parmi ceux portant une licence en traduction ou diplôme équivalent ; après prestation de serment devant le tribunal, il peut suppléer le Traducteur officiel dans la traduction des actes courants.

2. Un secrétaire de traduction recruté parmi ceux ayant un niveau de troisième année secondaire au moins.

3. Un commis de traduction recruté parmi ceux ayant un brevet d’enseignement moyen ou fondamental au moins.

Stagiaires/étudiant : tout candidat à un stage en traduction dans un office de traduction doit se munir d’un justificatif délivré par l’administration compétente (département de traduction) et cela pour parer à tout problème et s’assurer de sa candidature. De plus, pour lui son stage obligatoire ne peut être validé sans cet accord et celui du traducteur officiel. En outre, il ne doit pas avoir accès aux documents originaux pour éviter toute perte ou acte malintentionné.

Pour les licenciés en traduction, c’est au traducteur de gérer ce stage. Pour ce qui est de la responsabilité civile envers le bureau, le personnel et les stagiaires, le traducteur doit engager une police d’assurance.

Les registres :

Tenir un registre répertoire portant : la référence de l’acte traduit, sa nature et la date de la traduction. Il doit également porter des informations sur le client (nom et N° de pièce d’identité) et les honoraires de la traduction. Ce registre doit être côté et paraphé par le Président du tribunal territorialement compétent. A la fin de chaque mois, le traducteur mentionne le nombre total des documents traduits en énonçant le premier et le dernier numéro de chaque série. L’inscription doit se faire par ordre numéral sans rature ni blanc et faire mention du coût en regard; un conseil, tenir un registre interne, sorte de brouillon puis recopier au propre. Ce registre interne portera la référence et la date de la traduction ainsi que le nom du client et ses informations. Il faut mentionner la date de l’entrée et sortie du document et faire signer le client au moment du retrait du document traduit. Pour éviter qu’il y ait confusion dans la date à reporter sur le registre répertoire, choisir soit celle de l’entrée ou de sortie pour toute la procédure. Ce registre devra être présenté pour visa semestriellement à l’inspecteur de l’enregistrement.

Exerçant une activité libérale et recrutant un personnel, le traducteur devra également tenir un registre de son personnel et de leur congé. Ce registre devra être aussi côté et paraphé par le tribunal territorialement compétent;

Tenue de la comptabilité :

Tous les registres doivent être côtés et s par le Président du tribunal territorialement compétent.

Un livre de caisse devant constater les recettes et dépenses en espèces.

Un livre des honoraires du traducteur devant comporter le n° d’ordre, le nom du client, les dates de la traduction et lieu de déplacement éventuel, le coût de la traduction et les honoraires, les frais de déplacement éventuel.

Un livre de l’enregistrement et du timbre devant constater le nom du client, le montant des droits perçus au titre de la taxe judiciaire d’enregistrement. Ce montant doit être porté dans une colonne « crédit ». La valeur des timbres portés sur les actes enregistrés doit être portée dans une colonne « débit ».

Chaque traducteur a l’obligation de délivrer un reçu extrait d’un carnet à souches contre toute somme encaissée. Ce reçu devra porter le montant de la somme encaissée, la date de la recette, le nom et prénoms du client.